仕事のコツ：紙の資料を有効に活用する
私が研究部門にいた頃、月例報告はパワポ発表だった。開発へ異動してみたら、毎週の進捗報告会議はA4モノクロのペラ1枚にまとめよ（最悪でも両面印刷）、の指示。この合理性は、すぐ理解できた。
パワポ発表の頃は、他の人が何をやっているのか、よくわかっていなかった。いちおうサーバー上に発表データはあるのだが、面倒くさいから読み返さない。自分の発表すら、滅多に読み返さない。これでは自分の仕事の進捗管理すら難しい。A4片面1枚というフォーマットが定まっていると、報告書をファイリングできる。これが効く。
- 月1回の月報は数年分、週報と作業指示書は半年分くらいをファイリングし、毎朝、パラパラッとやってから仕事を始める。そうすると、今日の仕事の位置づけが自分の中で明確になる。
- 前記のファイルは机の上に出しっ放しでも邪魔にならないよう、薄いものにする。年に数回、古いものを保管用バインダーに移す。このとき資料をドキュメントスキャナで電子化して、ペンで書いたメモをバックアップする。月報は入社以来の全月報を1巻のバインダーに綴じる。週報は薄いバインダーに年単位で保管する。
- 電子データはファイルロスト回避の保険。検索語がハッキリしている場合は別だが、私は肝心の単語が思い出せないことが多いので、紙をパラパラする方が速いことが多い。あと、議論する際は資料を全部机に並べるのが情報共有に有効なので、結局は紙メインの方が便利。
- 月報、週報、作業指示書（＋作業計画書）の他は、逆に電子化を積極的に進める。分類が面倒なので、月単位で何でもフォルダに放り込む。紙の原本は捨てる。書棚が空くので、文房具を置いて課内で共有する。
- 月報ファイル（紙）→週報ファイル（紙）→月別フォルダ（PC）の順で、情報を検索、活用する。
お客さんと会うときも、私は基本的にA4両面くらいの紙の資料を持っていく。臨機応変に求められた資料を示すためにパソコンも持参するけれども、最初から見せると決めている資料は、紙の方が確実。「ノートを取るより、資料にゴチャゴチャ書き込む方が好き」という人も、意外と多い。だから適当に余白をつけておく。
なお、渡す資料は、内線電話で相手を呼び出してから、ノートPCなどからメールで送信する。「これからお渡しする資料は30秒ほど前にメールで送信したものですので、面談後には処分していただいてかまいません」と説明する。前日とかに送ると、メールの文中で断っていても、資料を印刷してくれる人がいる。
どれも、先輩が親切に教えてくれた方法。
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注意書き
- 筆者は徳保隆夫（とくほたかお）です。1980年愛知県生まれ。千葉県成田市育ち。メーカーに技術者として就職後、関東各地を転々としています。……という設定です。
- 私の文章は全て実記ではなく小説なので、客観的事実と異なる記述を多々含みます。
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